Беззаботное лето осталось позади, и самая главная задача на сентябрь — успешно влиться в учебный и/или рабочий процесс. С наступлением осени у большинства из нас дел прибавится, а свободного времени поубавится. Как говорил сам Стив Джобс, время — самый ценный ресурс в нашей жизни. Этот ресурс конечен, и мы не в силах им управлять. Однако мы можем управлять тем, как мы используем время.
Существует огромное количество самых разных систем управления делами, от простого блокнота и ручки и до многофункциональных программ. Кому-то удобнее всего записывать перечень дел в школьном дневнике, кто-то использует для этого настенный календарь, кто-то работает с веб-сервисами для тайм-менеджмента. Но больше всего тех, кто вообще никак не планирует свое время или держит список дел в голове. Если вы относитесь к последним, попробуйте современный способ управления делами — с помощью мобильных приложений.
Если ваш смартфон работает под управлением Android 4.4 или более поздней версии операционной системы от Google, самый простой напоминальщик уже встроен в интегрированное приложение Google Now. Для того чтобы воспользоваться этой функцией, перейдите к меню настроек приложения и выберите пункт "Напоминания". После этого добавьте дело, о котором вы не хотите забыть. Напоминание может срабатывать в определенное время (например, послезавтра днем) и повторяться с заданной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно).
Другой вариант — срабатывание, когда вы окажетесь в заданном месте (скажем, в продуктовом магазине). Для ускорения ввода напоминание можно добавлять, используя голосовой движок. К сожалению, никакой группировки напоминаний по категориям в Google Now не предусмотрено.
Добавлять задачи голосом можно и на устройствах с более ранней версией Android. Для этого хорошо походит, например, приложение "Помнить всё". Оно отлично понимает русский язык и не только записывает заголовок задачи, но и само заполняет поля даты и времени. Понятное дело, при необходимости эти параметры можно откорректировать, но если говорить достаточно четко, то этого не требуется. Например, если сказать смартфону "В понедельник на десять утра в школу надувать шарики", приложение "Помнить всё" добавит напоминание "В школу надувать шарики" и запланирует его на утро понедельника.
Ровно в десять часов в понедельник смартфон напомнит вам о запланированном событии, и вы сможете отметить его как завершенное или же отложить на более позднее время. Кроме этого, в любой момент можно перейти к списку напоминаний и отметить уже сделанные дела. Упорядочивания по категориям в приложении нет, а все завершенные проекты перемещаются в отдельную вкладку. Если вдруг дело снова требует вашего внимания, его можно легко перенести из завершенных в активные.
Приложение Todoist входит в большую семью органайзеров, которые доступны для пользователей одноименного веб-сервиса. Одним из преимуществ сервиса является поддержка синхронизации, поэтому управлять задачами можно не только со смартфона, но и с любого компьютера, подключенного к Интернету. Todoist существует в виде веб-приложения, настольной программы для Windows и Mac, расширения для Chrome, дополнения для Firefox и пр.
Зарегистрироваться на сервисе можно прямо из приложения, используя учетную запись Google. C каких задач стоит начать? Люди, использующие средства для тайм-менеджмента в течение многих лет, советуют записывать абсолютно все задачи, даже те, которые кажутся вам простыми и о которых вы вряд ли забудете. Во-первых, это вырабатывает привычку составления списка дел. Во-вторых, перенося дело на бумагу (или в данном случае в смартфон), вы как бы освобождаете свой мозг от необходимости помнить о нем, а значит, открываете для новых задач и идей. В-третьих, при просмотре длинного списка хоть и небольших, но выполненных дел самооценка постоянно повышается.
При помощи Todoist можно группировать задачи по категориям, упорядочивать их по степени важности, разбивать на подзадачи, устанавливать дату, до наступления которой они должны быть выполнены. Благодаря такой широкой функциональности Todoist можно использовать в любых сферах жизни. Например, в отдельные категории можно помещать фильмы, которые стоит посмотреть; книги, которые хочется почитать; цели, которых мечтаете достичь.
В премиум-версии доступно еще больше функций. В частности, можно прикреплять к задачам файлы (в том числе и из Dropbox и Google Drive), дополнительно организовывать их при помощи меток, добавлять комментарии, а также устанавливать напоминания.
Пользователи устройств с Android 4.4+ могут добавлять задачи в Todoist, даже не запуская приложение. Благодаря интеграции с Google Now можно просто говорить, что нужно сделать, а голосовой движок Google распознает текст и предложит сохранить его в виде задачи в Todoist.
Еще одна приятная функция Todoist, которая добавляет азарта в работу с приложением, — карма. По мере того, как пользователь ставит и выполняет задачи, приложение насчитывает ему очки. Чем больше очков, тем выше рейтинг. Согласитесь, каждому приятно почувствовать себя Грандмастером или Гуру, а тем более в таком нелегком деле, как управление собственным временем.
Any.Do — один из главных конкурентов Todoist. Как и предыдущий сервис, он работает на разных платформах и обеспечивает синхронизацию пользовательских данных между ними. Как и у предыдущего сервиса, у Any.Do есть платная версия, однако список возможностей, которые доступны только премиум-пользователям, отличается. Например, в Any.Do можно бесплатно снабжать задачи комментариями, прикреплять к ним файлы и устанавливать напоминания по времени. А вот напоминания по месту, защита приложения паролем, а также настройка изменяющихся параметров задач доступны лишь после оформления подписки.
Тот, кто много раз безуспешно пробовал работать с разными системами тайм-менеджмента, подтвердит, что самое сложное — не забывать о запланированных задачах. Бывает, что с вечера запишешь с десяток дел на завтра, а утром совершенно забываешь о планах и снова начинаешь барахтаться в море рутинных и внезапных дел. В приложении Any.Do есть очень удобная функция Moment, цель которой — помочь вам выработать привычку просматривать запланированные на сегодняшний день задачи. Установите время, когда эта функция будет срабатывать, и, скажем, каждое утро в семь часов двадцать минут Any.Do будет показывать дела, запланированные на сегодня.
Задачи показываются на экране друг за другом, и при необходимости можно переносить их на другой день, удалять, помечать как выполненные. Примерно через тридцать дней (а именно такой срок, по словам психологов, обычно требуется для выработки новой привычки) ваша рука сама будет в 7:20 тянуться к смартфону, и тайм-менеджмент уже не будет казаться чем-то сложным.
Google Keep уступает по функциональности Any.Do и Todoist, однако для составления базового списка дел подходит неплохо. Если вам не нужно создавать многоуровневые проекты, а хочется просто внести чуть больше порядка в повседневную жизнь, это приложение отлично подойдет. Поскольку это сервис от Google, регистрироваться в нем не придется, да и синхронизация тоже, понятное дело, сработает между всеми устройствами. Google Keep также работает как веб-приложение и как расширение для Chrome.
Все заметки отображаются в приложении в виде отдельных фрагментов, напоминающих листочки блокнота. Если установить для заметки срок выполнения, она автоматически превратится в напоминание. При этом из списка заметок она не исчезнет, но ее также можно будет видеть в списке напоминаний. Заметки могут содержать короткие задачи или же списки, состоящие из нескольких пунктов. В Google Keep также реализованы повторяющиеся напоминания: можно быстро добавить повторяющиеся задачи, такие как, скажем, бекап данных или мытье полов.
Для того чтобы список заметок был нагляднее, есть возможность выбора цвета подложки. Его можно использовать вместо категорий: например, домашние дела выделять зеленым, а рабочие – желтым. Кроме этого, организовывать дела можно при помощи меток, которые в приложении играют роль категорий.
Это приложение помогает смарфтону превратиться в таймер, отсчитывающий рабочее время по методу "помидора". Это — сравнительно новая техника управления временем. Она была разработана в конце 80-х годов прошлого века. Суть ее сводится к тому, что для повышения эффективности работы необходимо работать непрерывно 25 минут, после чего сделать небольшой перерыв (до 5 минут). Каждый промежуток времени, в течение которого вы работаете, не отвлекаясь ни на что, называется "помидор". После четырех таких "помидоров" стоит сделать длинный перерыв продолжительностью от 15 до 30 минут. В течение небольших перерывов в работе можно сделать физические упражнения, походить по коридору (если вы в офисе) или вымыть посуду (если вы работаете дома), навести порядок в рюкзаке или в кошельке, просто выпить стакан воды. Главное при этом — не думать о работе.
Приложение It’s Focus Time! предлагает выбрать, сколько минут будет продолжаться один "помидор" (до 60 минут), а также сколько времени выделено на маленькие (до 15 минут) и большие (до 45 минут) перерывы в работе. Как только временные интервалы будут настроены и вы будете готовы начать работать, можно запускать таймер. Время может отсчитываться с характерным тиканьем, но, если это вас отвлекает, звуковой эффект можно отключить. Конец каждого интервала может сопровождаться звуковым сигналом.
Эксперты по личностному росту уверяют: для того чтобы дела сдвинулись с места, нужна мотивация. Как ее получить? Для начала поставить себе цели, чтобы знать, в каком направлении двигаться. Затем разбить одну большую цель на маленькие этапы и очертить способы достижения каждого из них. Ничто так не мотивирует на пути к достижению цели, как осознание того, что ты двигаешься вперед. А чтобы прогресс был лучше заметен, можно использовать приложение Raise the Bar! С его помощью можно ставить практически любые цели и наглядно отслеживать результаты на цветной шкале-линеечке.
Для работы с приложением, во-первых, необходимо указать, какой именно прогресс нужно отслеживать. Это может быть все что угодно: от выполнения домашних заданий и до ежедневной езды на велосипеде. Далее нужно выбрать один из вариантов достижения цели: составление списка задач и постепенное их выполнение, создание цели, которую нужно достичь, или же улучшение своих показателей в том или ином деле. На следующем этапе потребуется указать тип данных, которые будут отслеживаться.
Для списка это будут пункты, а для двух других вариантов — потраченное время или количество (часов, калорий, денег и т.д.). Чтобы не забывать о целях, можно создать напоминальщики. Кроме этого, есть возможность установить крайний срок достижения цели и создать повторяющуюся ежедневно, еженедельно или ежемесячно задачу.
По мере того, как вы будете продвигаться на пути к цели, нужно будет вносить в ее настройки новые показания, а приложение будет визуализировать прогресс на цветной линеечке. Кроме этого, для каждой цели Raise the Bar! генерирует еженедельную и ежемесячную статистику. Для более удобного управления целями можно группировать цели при помощи меток и назначать для каждой из них определенный цвет.
Это приложение предлагает, возможно, один из самых оригинальных способов управления задачами, представляя их в игровой форме. Загрузив приложение, вы становитесь игроком, выполняющим миссии, зарабатывающим очки за свои достижения и теряющим их за поражения. Иными словами, можно вместо скуки от рутинных дел почувствовать азарт игры и легко мотивировать себя на новые свершения.
Все задания разделены на привычки, ежедневные дела и список того, что нужно выполнять. В первый раздел вы добавляете полезные привычки, которые хотите приобрести, или вредные, от которых хотите избавиться. Напротив каждой привычки можно добавлять кнопки + и/или —. Например, если это привычка "Воспользоваться лифтом/лестницей", то она может содержать и плюс, и минус. Вы сможете выбирать нужный значок, в зависимости от того, как вы пришли домой сегодня. Вредные привычки, такие, как, скажем, "Есть сладкое после еды", должны содержать только кнопку «минус».
Раздел ежедневных дел содержат повторяющиеся задачи. Для каждой из них можно выбрать параметры повторяемости. Например, делать зарядку и пить пять стаканов воды нужно каждый день, а разбираться в рабочих делах – только с понедельника по пятницу. Те дела, которые нужно выполнять только один раз или время от времени, заносятся в раздел To-Dos.
После того как первоначальные списки сформированы, необходимо придумать систему вознаграждений. Получить больше здоровья для вашего персонажа, дополнительные элементы экипировки или вполне реальное вознаграждение в виде просмотра любимого телесериала — выбор за пользователем.
Хорошо известно, что, для того чтобы достигать большего, стоит рассказывать о своих целях друзьям, не забывая упомянуть о поощрениях и наказаниях, которые вы для себя придумали. Habit RPG дает возможность играть вместе, соревноваться друг с другом, а также разделять ответственность за запланированные дела.
Плыть по течению — это всегда проще, чем прокладывать новый путь. И жаловаться на отсутствие времени гораздо легче, чем предпринимать реальные действия для того, чтобы двадцать пятый час в сутках все-таки появился. Пробуйте, выбирайте те приложения, которые подходят именно вам, и будьте продуктивными.