Microsoft Office 365: по дороге с облаками

За последние несколько лет рынок программного обеспечения сильно изменился. Наряду с обычными программами внимание пользователей начали активно завоевывать онлайновые сервисы и сопровождающие их мобильные приложения. Вместо того чтобы устанавливать программу на компьютер, веб-сервисы предлагают использовать для решения различных задач один лишь браузер. Набирать текст, редактировать электронные таблицы, править фотографии и видеоролики можно прямо в браузере. Документы и другие файлы таких проектов хранятся не на локальном компьютере, а в «облаке», и потому доступны с любого ПК, подключенного к Интернету.

Несмотря на то, что для большинства пользователей веб-сервисы пока что не могут полностью заменить настольные приложения, все идет именно к постепенному отказу от обычных программ. Именно поэтому такие гиганты, как Microsoft, не могут оставаться в стороне. Первой попыткой создания онлайнового офиса был проект Office Live Workspace, предусматривающий возможность загрузки офисных документов на сервер, их просмотра в браузере и скачивания на локальный ПК.

В прошлом году была представлена первая версия Office Web Apps – веб-сервиса, впервые позволявшего работать с полностью онлайновыми версиями Word, Excel и PowerPoint. А в конце июня этого года Microsoft сделала следующий шаг к «облачным» сервисам, представив в России и еще в сорока странах мира сервис Office 365.

В отличие от проектов, перечисленных выше, Office 365 нацелен исключительно на корпоративных пользователей. Предлагаются тарифные планы для малого, среднего и крупного бизнеса, а также для профессионалов-одиночек.

Отдельный интерес Office 365 представляет для небольших организаций, в штате которых не наберется и двадцати человек. Таким компаниям покупка дорогостоящих лицензий часто просто не по карману, поэтому приходится либо обходиться пиратскими версиями (очень при этом рискуя и мучаясь коллективной совестью), либо обучать персонал работе с OpenOffice.org и другими альтернативами (что тоже может обходиться не очень дешево). Office 365 способен уменьшить финансовые затраты малого предприятия, так как поставляется по модели SaaS (Software-as-a-Service). Это дает несколько преимуществ:

• Вместо того чтобы покупать лицензию на программы, пользователь покупает право использования ПО в течение определенного периода времени. В среднем цена пакета составляет 300 рублей на рабочее место в месяц, что, конечно, несравнимо ниже стоимости традиционного лицензионного ПО.
• Office 365 включает несколько компонентов, и пользователь может выбирать, какие из них ему нужны. От этого зависит цена подписки.

• Число рабочих мест, для которых куплена подписка, может меняться, в зависимости от потребностей предприятия. Например, если число сотрудников компании уменьшилось, то на следующий месяц можно оформить подписку на меньшее число рабочих мест, снизив при этом ее стоимость. В случае с обычным ПО это невозможно.
• Приложения, которые входят в состав Office 365, обновляются автоматически. Благодаря этому пользователь всегда может быть уверен, что работает с последней версией программы. И, кстати, Microsoft обещает, что будет обновлять продукты Office 365 гораздо чаще, чем настольный вариант MS Office — новые версии будут появляться примерно раз в три месяца.
• В состав пакета входят Exchange и SharePoint, для развертывания и администрирования которых в компании требуются специальные знания и высокооплачиваемые специалисты. В случае с «облачным» сервисом компания получает уже функционирующую среду, для работы с которой специальные знания не нужны.

В Office 365, как можно догадаться, прежде всего, входят привычные приложения офисного пакета Office Professional Plus – Word, Excel, PowerPoint, Outlook и пр. В зависимости от типа лицензии, пользователю предлагаются или только онлайновые варианты программ, или предоставляется возможность дополнительно использовать настольные приложения. Кроме этого, Office 365 предлагает платформу Exchange Online для обмена электронной почтой, SharePoint Online для обмена данными и совместной работы над документами, а также сервис Lync Online, предназначенный для обмена текстовыми и голосовыми сообщениями и проведения видеоконференций.

Программы Office Professional Plus, входящие в состав Office 365, — это стандартные версии настольных приложений Microsoft. Онлайновый же офис, с которым тоже можно работать в рамках Office 365, по функциональности заметно недотягивает до своего старшего брата — в нем лишь около 10% функций офиса настольного. С другой стороны, это те инструменты, к которым пользователи обращаются чаще всего. Веб-приложения MS Office поддерживают работу во всех популярных браузерах: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Opera, Safari. Онлайновый офис, предлагаемый пользователям Office 365, — это уже известный многим сервис Office Web Apps, о возможностях которого мы подробно рассказывали читателям 3DNews в материале «MS Office Web Apps — офис переезжает в Интернет».

В онлайновом офисе реализована возможность совместной работы над документами с отображением правок в режиме реального времени. Возможен и вариант, когда один пользователь вносит изменения в настольной версии программы, а другой работает с онлайновым вариантом.

Для администрирования сервиса используется достаточно понятная панель управления в браузере. С ее помощью администратор компании может добавлять новых пользователей, управлять лицензиями, а также обращаться в службу технической поддержки Microsoft. Предлагается один из двух вариантов работы сервиса: в «облаке» или же на собственном сервере. Очевидно, что второй вариант предусмотрен для тех компаний, для которых важен максимальный уровень безопасности и поэтому удаленное хранение данных недопустимо. Интересно, что Office 365 предусматривает переход с удаленного на собственный сервер и обратно.

SharePoint Online — это среда для хранения документов, которая является альтернативой широко принятому в организациях способу хранения данных в сетевых папках. SharePoint Online от обычной версии SharePoint отличается незначительно. Используя панель управления в браузере, администратор может гибко настроить права пользователей на доступ к тем или иным документам.

SharePoint размещает файлы в собственном хранилище, которое называется «библиотекой». Для документов, загруженных в SharePoint Online, доступен полнотекстовый поиск. Office 365 поддерживает инструмент SharePoint Workspace, благодаря чему можно работать с документами, хранящимися на сервере, даже при отсутствии связи с Интернетом. Как только связь восстанавливается, данные синхронизируются.

Если один пользователь редактирует файл, все другие не смогут внести в него изменения. Благодаря этому можно избежать конфликта версий. С другой стороны, если необходима совместная работа над документом, SharePoint предоставляет и такую возможность. При этом для каждого, кто вносит правки, в Word выполняется блокирование содержимого на уровне абзацев, а в Excel — на уровне ячейки. В строке состояния приложения можно увидеть, кто именно редактирует документ, и в случае необходимости пообщаться с ним при помощи мессенджера Lync.

Еще одна особенность SharePoint — хранение разных версий одного и того же документа с предоставлением полной информации относительно того, кто и когда его редактировал.

SharePoint Online также включает возможность создания простых сайтов, которая, как утверждает Microsoft, может быть полезна для небольших компаний, у которых нет средств на разработку веб-ресурса. В SharePoint Online есть готовые шаблоны для создания сайтов, а также простой визуальный редактор. Впрочем, если для внутреннего использования сайт, созданный средствами SharePoint Online, еще может подойти, то как представительство компании в Интернете – вряд ли. Ведь получается, что как только организация принимает решение по каким-то причинам отказаться от Office 365, вместе с этим она теряет и сайт, а это даже для небольшой компании в наши дни недопустимо. В конце концов, домен и хостинг стоят сущие копейки, а бесплатных движков — пруд пруди.

Русская версия Office 365 для тестирования пока что недоступна, но те, кого не пугает англоязычный интерфейс, могут бесплатно попробовать поработать с сервисом в течение тридцати дней, зарегистрировавшись на странице http://www.microsoft.com/en-us/office365/free-trial/small-business.aspx.