Microsoft Office 2010 - сохраняя пальму первенства

В последнее время корпорации Microsoft становится все труднее конкурировать с альтернативными офисными решениями, среди которых есть много бесплатных приложений, а также различными онлайновыми сервисами. Кто согласится платить за текстовый процессор, если набрать, отредактировать и отформатировать текст можно бесплатно, просто открыв браузер? Чтобы не растерять пользователей, разработчикам приходится искать дополнительные аргументы в пользу своего офисного пакета. MS Office 2010 - это впервые не только настольные приложения, но и онлайновые сервисы, работать с которыми можно как с любого компьютера, подключенного к Интернету, так и с портативных устройств.

Но web-приложения Office - далеко не единственное, что может привлечь пользователей к новой версии. Microsoft уделила много внимания удобству работы во всех компонентах пакета, переработала некоторые элементы интерфейса, которые оказались не совсем удачными, сделала более безопасной работу с документами, которые могут представлять опасность заражения компьютера вредоносным кодом.

В этой статье мы рассмотрим некоторые нововведения, общие для приложений Office 2010, такие как улучшенная настройка ленты, меню Microsoft Office Backstage, режим защищенного просмотра документов и предварительный просмотр перед вставкой). Кроме этого, мы изучим улучшения самой популярной программы пакета MS Office - текстового процессора Word.

⇡#Ленточный интерфейс: больше возможностей настройки

Наверное, не было такого пользователя, который бы, впервые увидев интерфейс MS Office 2007, не удивился бы. Реакция на совершенно новый интерфейс, внедренный в приложениях пакета, была совершенно разной - от восторга и до полного неприятия. Некоторые программисты даже умудрились заработать немного денег, продавая специальные утилиты, делающие интерфейс программ MS Office 2007 более похожим на внешний вид прошлых версий. Время показало как бесполезность таких разработок, так и необходимость принимать новое. Ленточный интерфейс в стиле Office 2007 появился во многих приложениях и за последнюю пару лет стал, в общем, привычным.

Было понятно, что и Microsoft в следующей версии офисного пакета не собирается возвращаться к старым панелям инструментов, тем более что новый интерфейс появился во многих обновленных приложениях Windows 7 - MS Paint, WordPad. Более того, если в Office 2007 лента появилась лишь в основных программах пакета, то в Office 2010 новый интерфейс был представлен и в менее популярных приложениях, таких как Visio, OneNote, SharePoint.

С другой стороны, лента с вкладками в MS Office 2007 хоть и являлась намного более гибким средством для доступа к командам программ, чем старые панели инструментов, однако тоже была далека от совершенства. В Office 2010 была произведена серьезная работа над ошибками, были исправлены те недоработки, на которые чаще всего жаловались пользователи.

Лента теперь является полностью настраиваемой. Если в Office 2007 вся настройка интерфейса сводилась лишь к вынесению кнопок на панель быстрого доступа, к перемещению этой панели и к сворачиванию ленты, теперь возможностей по настройке гораздо больше. Перейдя в окно параметров Word, можно обнаружить новый раздел "Настройка ленты".

С его помощью можно полностью изменять расположение кнопок, групп кнопок и вкладок на ленте. Можно изменять состав команд на предустановленных вкладках и группах, можно создавать собственные элементы интерфейса и удалять те, которыми вы не пользуетесь. Но, возможно, самое приятное, что пользовательские варианты интерфейса можно сохранять в отдельном файле и импортировать на другой ПК (или загружать после переустановки системы). Кстати, возможности импорта и экспорта настроек были добавлены и для панели быстрого доступа.

Еще одно интересное улучшение - возможность добавлять на панель быстрого доступа не только отдельные команды, но и группы команд. Группа команд добавляется так же, как одна кнопка - нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в области той группы, которую вы хотите добавить на панель, и выбрать команду "Добавить группу на панель быстрого доступа".

После этого там появится кнопка, при щелчке по которой откроется меню с набором соответствующих команд.

⇡#Вместительное меню Microsoft Office Backstage

От главного меню с многочисленными командами, присутствовавшего в старых версиях офисного пакета, в Office 2007 осталось лишь одно меню Office, из которого можно перейти к параметрам приложения, быстро открыть последние просмотренные документы, перейти к настройкам печати и т.д. Однако это меню, как и лента, в Office 2007 казалось недоработанным.

В новой версии офисного пакета вместо меню Office представлено так называемое меню Microsoft Office Backstage, которое заметно удобнее своего предшественника. В интерфейсе программ это меню представлено не кнопкой, расположенной отдельно от ленты, как это было в версии 2007, а визуально является ее частью. Кнопка "Файл", предназначенная для открытия Microsoft Office Backstage, расположена слева от ленты и для наглядности выделена цветом, однако находится на том же уровне, что и вкладки ленты. При открытии меню Backstage лента автоматически сворачивается - остаются только заголовки вкладок.

В отличие от меню Office в версии 2007, меню Backstage раскрывается во весь экран, что дает дополнительные преимущества.

Так, при переходе в раздел "Последние" можно увидеть не только список последних файлов, которые были открыты в программе, но и просмотреть список директорий, в которых они размещены. Щелчок по папке открывает ее содержимое в окне "Открытие документа". Тут же, не переходя в настройки программы, можно определить, нужно ли выводить ссылки на последние открытые документы на первом уровне меню Backstage, и если да, то сколько файлов должно отображаться.

Щелчок по ссылке "Несохраненные файлы" откроет папку, в которую приложение помещает все документы, которые по каким-то причинам не были сохранены.

До свойств файла в Office 2010 добраться гораздо проще, чем раньше. Стоит перейти в раздел "Сведения" в меню Backstage - и вся информация, в том числе путь к файлу на диске, сведения об авторе, число страниц, общее время правки, дата создания и последнего изменения, оказывается как на ладони.

Тут же можно просмотреть последние копии файла, ограничить редактирование документа другими пользователями, преобразовать файл в другой формат, запустить мастер проверки файла на совместимость, а также инспектор документов, удаляющий все метаданные, которые могут нести угрозу конфиденциальности при отправке документа другим людям. Большинство этих средств было доступно и в предыдущих версиях Office, но в новой версии они упорядочены более логично, и поэтому работать с ними гораздо удобнее.

Благодаря меню Backstage, в Office 2010 был также полностью переработан интерфейс отправки документа на печать. Окна "Печать" в новой версии не существует, а настройки печати объединены с предварительным просмотром документа.

При выборе одноименного пункта в меню Backstage можно сразу же выбрать принтер, определиться с числом копий, с ориентацией бумаги и с другими настройками печати. Тут же нашлось место для предварительного просмотра перед печатью текущей страницы документа. Используя элементы управления в нижней части окна, можно поочередно просматривать все страницы. Для более тонкой настройки принтера и параметров страницы, правда, необходимо открывать соответствующие диалоговые окна, но в большинстве случаев можно обойтись теми командами, которые вынесены непосредственно в меню. Непосредственная отправка документа на печать осуществляется отсюда же. Команды "Быстрая печать" в меню Office 2010 больше нет. Если нужно печатать документ с настройками по умолчанию, достаточно просто нажать кнопку "Печать" в меню Backstage.

⇡#Режим защищенного просмотра и другие средства для обеспечения безопасности

Открытие в различных приложениях файлов, которые содержат вредоносный код, - это один из самых распространённых способов заражения вирусами и троянскими программами. Создавая такие файлы, злоумышленники, как правило, используют уязвимости в старых форматах популярных приложений. Программы MS Office не являются исключением - найти в Интернете зараженный файл в форматах DOC или XLS совсем несложно. В предыдущих версиях MS Office существовали некоторые средства защиты от исполнения вредоносного кода, в частности, можно было запретить открытие содержащих макросы файлов из неизвестных источников.

В новой версии офисного пакета представлен совершенно новый подход к открытию документов, которые получены из ненадежных источников, а также для тех, которые сохранены в формате Office 2003, 2000 или более ранних версий. Перед открытием файлы проходят многоуровневую проверку, которая является практически незаметной для пользователя. Так, прежде чем файл будет открыт, программа определяет, находится ли файл в небезопасном расположении, не блокирован ли файл из-за его формата и не повреждена ли целостность файла (нет ли каких-либо отклонений от формата). Проверка выполняется очень быстро и на скорость открытия документов не влияет.

Все подозрительные файлы программа открывает в режиме защищенного просмотра. Этот режим представляет собой изолированную среду (так называемую песочницу), поэтому даже если файл опасен, он не может нанести ущерб ни другим файлам, открытым в программе, ни системе в целом. О том, что файл открыт в защищенном режиме, пользователь может узнать по наличию информационной панели в верхней части рабочей области.

По умолчанию файлы в режиме защищенного просмотра открываются в режиме "только для чтения", однако если пользователь считает, что файл не опасен, он может перейти в обычный режим работы с ним. Для этого достаточно нажать кнопку "Разрешать редактирование", расположенную на информационной панели.

В зависимости от специфики вашей работы, вы можете выбрать различные параметры блокировки файлов, в зависимости от их типа и способа получения. Все соответствующие настройки собраны в окне "Центр управления безопасностью", который можно открыть через меню "Файл>Параметры". По умолчанию, режим защищенного просмотра используется для файлов, которые получены из Интернета, для тех, которые присланы по электронной почте или открываются из потенциально небезопасных расположений. В разделе "Параметры блокировки файлов" можно определить, какие типы файлов будут открываться в режиме защищенного просмотра, какие вообще будет запрещено открывать. Кроме этого, тут можно наложить запрет на сохранение документов в определённом формате.

Новый раздел "Параметры ActiveX" позволяет отключить выполнение элементов управления ActiveX в приложениях Office 2010 или настроить вывод уведомлений при и запуске. При этом параметры запуска этих элементов в браузере Internet Explorer остаются неизменными.

Возможность установки пароля на доступ к файлу существует в приложениях Office достаточно давно, однако в новой версии она была улучшена. Во-первых, была повышена надежность шифрования паролей - эта функция совместима с требованиями ISO/IEC 29500 и ISO/IEC 10118-3:2004. Второе улучшение связано с оптимизацией механизма шифрования, благодаря чему невозможно сохранить ключ шифрования и расшифровки в виде файла с открытым текстом. Наконец, третье улучшение касается более простого доступа к установке пароля на документ для пользователя. Если в Word 2007 установить пароль на файл можно было только в окне сохранения документа, выбрав команду "Сервис > Общие параметры", то в новой версии в разделе "Сведения > Защитить документ" меню Backstage есть новый пункт "Зашифровать паролем". Выбрав его, можно быстро установить пароль на открытие файла.

Заметим также, что в Office 2010 появилась возможность принудительной проверки пароля на сложность. По умолчанию эта опция отключена, однако может быть задействована администраторами при помощи инструмента Office Customization Tool. Администраторы могут установить минимально возможную длину пароля, а также необходимость использования в нем цифр, букв верхнего регистра, специальных символов. Если принудительная проверка пароля на сложность включена, то при попытке ввода слишком простого пароля пользователь получит сообщение об ошибке и вынужден будет придумать более сложный пароль.

⇡#Предварительный просмотр перед вставкой

Скопировать текст и вставить его в нужное место документа - казалось бы, что может быть проще? Тем не менее, и эту операцию, которую все пользователи Word и других приложений MS Office делают десятки раз в день, оказывается, можно улучшить.

В Office 2010 появился предварительный просмотр данных перед непосредственной вставкой. Работает новая функция очень просто: после копирования данных в буфер обмена нужно выбрать один из вариантов вставки в контекстном меню рабочей области или же отобразить варианты вставки при помощи кнопки "Вставить" на ленте. Далее можно просто перемещать курсор от одного варианта вставки к другому и смотреть, как фрагмент данных будет выглядеть в тексте документа. Word дает возможность вставить текст без сохранения форматирования (только текст), с сохранением исходного форматирования и с объединением форматирования. Кроме этого, при вставке может использоваться конечная тема.

Смарт-теги, помогающие выбрать вариант вставки, были и в предыдущих версиях текстового процессора, однако в Office 2010 изменен внешний вид значков, обозначающих параметры вставки.

⇡#Область навигации: быстрый переход по документу и мгновенный поиск

В новом Word очень много интересных новинок, но если бы нас попросили назвать ту из них, которая понравилась нам больше всего, мы бы проголосовали за область навигации. Области - элемент интерфейса, знакомый для пользователей Word еще с версии 2003. Области, как правило, появляются в боковой части экрана при выполнении той или иной команды и могут закрываться щелчком по соответствующему значку в их правом верхнем углу. В новой версии к многочисленным областям текстового процессора была добавлена область навигации - средство, упрощающее перемещение по документу.

Вызвать появление ее на экране очень просто - нажмите сочетание клавиш "Ctrl+F". Вместо привычного окна поиска и замены в левой части экрана вы увидите область "Навигация". Курсор уже установлен в поле для поиска, так что можно сразу же начинать вводить слово, которое вы хотите обнаружить в тексте. В отличие от поисковых средств Word 2007 и более ранних версий, тут поиск является динамическим - программа переносит вас к первому совпадению в тексте, не дожидаясь, пока вы закончите вводить запрос. То есть, никаких лишних действий с нажатием кнопки "Найти". Но самое потрясающее - это то, что в области навигации сразу же показываются все участки текста, где было обнаружено запрашиваемое слово.

Выглядит это примерно как web-страница поисковика с полученными результатами. Word показывает несколько слов до найденного соответствия и несколько - после, благодаря чему очень легко понять контекст и перейти именно к тому разделу документа, который вас сейчас интересует. Несколько дней работы с новым Word - и бесконечные щелчки по кнопке "Найти далее" вспоминаются как страшный сон.

Правда, окно "Найти и заменить" никуда не исчезло, и им все равно приходится пользоваться, если необходимо выполнить расширенный поиск. Открывается оно теперь при помощи меню, которое прячется в правой части строки для ввода поискового запроса на области навигации. В этом же меню можно найти знакомые инструменты для поиска различных элементов документа: рисунков, таблиц, формул, примечаний.

А если выбрать пункт "Параметры", можно настроить вывод результатов поиска в области навигации, например, указать, нужно ли учитывать регистр и реагировать на слово целиком.

Несмотря на то, что динамический поиск - нововведение само по себе очень значимое, только им одним возможности работы с областью навигации не ограничиваются. Область содержит три вкладки и, кроме результатов поиска, может показывать эскизы страниц документа или его заголовки. Режим навигации по эскизам страниц удобно использовать, в частности, для поиска информации в документе, который содержит таблицы, рисунки и другую информацию, которую легко обнаружить визуально. Кроме этого, его можно использовать вместе с текстовыми запросами. Если ввести в строку поиска слово и переключиться в режим показа эскизов страниц, вы увидите, что программа показывает лишь те страницы, на которых оно обнаружено.

Третий режим области навигации - просмотр заголовков - вобрал в себя возможности режимов "Структура" и "Схема документа", которые присутствовали в предыдущих версиях Word. Этот режим удобен, прежде всего, при работе с объемными документами, в которых присутствуют стили заголовков. Если Word обнаружит в документе соответствующие стили, он покажет их названия в области навигации в виде древовидной структуры. Захватив заголовок мышью, можно переместить его со всеми вложенными заголовками и относящимся к ним текстом в другое место документа.

Кроме этого, при помощи области навигации можно управлять отображением уровней заголовков, добавлять новые заголовки или удалять уже существующие, менять их иерархическую структуру, быстро выделять все содержимое заголовка и отправлять его на печать.