Полезные программы для быстрого доступа к документам

Сама технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Скажем, при разработке нового документа вам запросто может потребоваться 1-2 абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д. Увы, далеко не всегда пользователь может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. В результате, на поиски требуемого документа может уходить немало драгоценного времени.

Быстрый доступ к последним документам

Как известно, самый быстрый способ загрузить документ, с которым вы недавно работали, - воспользоваться встроенным в Windows списком ссылок к последним документам, доступным через меню "Пуск". Однако совсем не факт, что вам это удастся, поскольку данный список ограничен лишь 15-ю документами, не позволяет определить местонахождение документа, если вы помните только часть текста, но не помните названия файла. Он также не включает одноименные (но различные) документы, сохраненные под одним именем, но в разных папках, что актуально, например, при совместной работе над документами. Есть и еще одна проблема - предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например, при помощи утилит для удаления с диска мусорных данных. Налицо, казалось бы, неразрешимый парадокс - если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях собственной безопасности, то он лишается возможности быстрого доступа к документам, если нет - то рискует стать жертвой злоумышленника. Однако выход есть - можно воспользоваться специализированными утилитами в лице ActualDoc или RecentX, которые расширяют возможности Windows в плане работы с недавними документами.

ActualDoc 3.5

Разработчик: Flexigen Software
Размер дистрибутива: Standard - 3,9 Мб, Professional - 3,6 Мб
Распространение: редакция Standard - бесплатная; редакция Professional - условно бесплатная ActualDoc - менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем временного интервала (по умолчанию 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них. Утилита (имеется русскоязычная локализация) представлена в двух редакциях: базовой Standard и расширенной Professional. Возможности базовой редакции не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге, искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки. Подробное сравнение редакций имеется по этой ссылке. Редакция Standard предлагается бесплатно, демо-версия редакции Professional полностью функциональна и работоспособна в течение 14 дней, стоимость коммерческой версии составляет 19,95 евро. Окно ActualDoc включает целый набор подокон - часть из них можно включить/отключить через меню. В числе главных подокон стоит назвать окно Recent documents, содержащее список последних документов, окно Viewer, предназначенное для просмотра документов, и окно Bookmarks, позволяющее работать с закладками. В левой части окна программы находится панель категорий, а вверху - несколько панелей с инструментами, набор которых также регулируем. Найти с помощью ActualDoc нужный документ (понятно, при условии, что вы с ним работали относительно недавно) - не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка Recent documents. В противном случае, разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временному интервалу, по расширению и категории), либо провести поиск по имени документа (в общем виде), либо фрагменту входящего в него текста (правда, тут нужно признать, что поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ - через встроенные закладки Bookmarks (такие же, как и в Internet Explorer), которые могут быть назначены часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска в принципе отпадает. Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике (для просмотра, поиска и копирования) и во внешнем приложении (для редактирования) и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или отправки документа по электронной почте. При этом, сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем - в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню "Пуск" > "Документы".

RecentX 3.0 Build 6

Разработчик: Conceptworld Corporation
Размер дистрибутива: 3,41 Мб
Распространение: условно бесплатная RecentX - утилита, отслеживающая документы, папки, программы и web-страницы, которые открывались пользователем в последнее время, и обеспечивающая к ним быстрый доступ. Программа ведет мониторинг открытия неограниченного количества элементов в течение неограниченного времени (то есть до очистки истории) и поддерживает широкий перечень форматов файлов (документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы, текстовые и графические файлы и т.д.), а также браузеры Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera и Google Chrome. Демо-версия программы (русскоязычная локализация отсутствует) полностью функциональна и работоспособна в течение 30 дней, стоимость коммерческой версии составляет 29,95 долл. Интерфейс RecentX предельно прост - это всего лишь одна простая панель, обеспечивающая быстрый доступ к окну с последними элементами. По умолчанию эта панель располагается вверху экрана поверх всех открытых окон, однако ее несложно перетащить мышью на какой-либо другой край. Никакой настройки для работы с программой не требуется, а для того чтобы, например, открыть с ее помощью один из последних документов, достаточно нажать на панели кнопку Files, а затем дважды щелкнуть на интересующем документе. В поисках нужного элемента теоретически можно весь список элементов и не просматривать, а набрать в строке поиска несколько букв, которые присутствуют в названии - правда, этот номер сработает только для элементов с англоязычными именами. Помимо открытия элементов, программа позволяет их копировать и переименовывать, а также запоминать в буфере обмена пути до этих элементов. Имеется возможность очистки истории.

Фразовый поиск документов

Если имя документа вы не помните, то для получения доступа к нему придется запускать поиск по ключевым словам. Но при проведении такого поиска встроенными средствами Windows далеко не все файлы окажутся найденными, поскольку морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, и как результат, не будут найдены файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. Да и быстро достигнуть результата при этом способе не удастся, ведь у большинства пользователей на диске хранятся десятки и даже сотни тысяч документов. Ускорить процесс можно включением службы индексирования Windows, но работа с данной службой не совсем очевидна, да и морфология при поиске все равно учитываться не будет. Гораздо разумнее установить на компьютере специализированную поисковую утилиту, которая мгновенно выдаст список файлов, в тексте которых имеются указанные ключевые слова, извлекая соответствующую информацию из ранее созданной индексной базы, что и обеспечивает столь быстрое получение результата. Правда, для этого соответствующие индексы должны быть предварительно построены (это займет некоторое время), и в дальнейшем, в силу динамичности информации, их придется периодически обновлять, что впрочем, несложно, и может быть автоматизировано. Найти подходящую утилиту для проведения быстрого индексированного поиска по ключевым словам сегодня не проблема. Подобных решений очень много, правда, тут нужно отметить два существенных нюанса. Во-первых, многие из них в большей степени ориентированы на корпоративного пользователя и потому предлагаются за весьма приличную цену; скажем, Cros - за 4300 руб., dtSearch Desktop - за 199 долл. и т.п. Такие решения (несмотря на все их плюсы) мы из рассмотрения исключили, поскольку поставили своей целью оценить утилиты, подходящие для широкого пользователя. Во-вторых, не все поисковые утилиты поддерживают смысловой морфологический поиск (то есть умеют находить все грамматические формы введенных в запрос ключевых слов) и это (наряду со списком поддерживаемых языков и перечнем форматов) следует учитывать при выборе программы. Из рассмотренных нами в статье решений проводить поиск с учетом морфологии на русском языке могут все утилиты за исключением Google Desktop (см. табл.).