Полезные программы для быстрого доступа к документам

Google Desktop 5.5

Разработчик: Google
Размер дистрибутива: 1,94 Мб
Распространение: бесплатная Google Desktop - компактная и простая утилита, обеспечивающая полнотекстовый поиск документов на 29 языках, включая русский, английский, немецкий и французский. Поиск производится в электронной почте Outlook/Outlook Express и Mozilla Thunderbird, тестовых, HTM/HTML и PDF-файлах, документах Word, Excel и PowerPoint. Возможен поиск в ZIP-архивах, чатах, Gmail и просмотренных web-страницах, а также поиск метаданных для аудио- и видеофайлов и изображений. Список поддерживаемых типов форматов расширяем путем установки специальных плагинов. Помимо поиска, который является главной задачей этой утилиты, она также может быть использована для запуска "гаджетов" - небольших апплетов, автономных или интегрированных с онлайновыми службами поисковой системы Google, коих на сегодня уже создано довольно много ("Календарь Google", "Погодный глобус", "Цифровые часы", "Виртуальный цветочный горшок" и т.п.). Программу (имеется русскоязычная локализация) можно скачать и использовать совершенно бесплатно. Графического интерфейса Google Desktop не имеет, поэтому практически все операции в утилите проводятся через системный трей. Сразу после установки она на автомате начинает индексировать электронные сообщения, файлы и историю web-поиска, причем индексируются сразу все диски, и потому процесс занимает очень много времени, хотя в целом скорость формирования индекса высокая. Через системный трей операцию можно приостановить и ограничить индексную зону лишь нужными дисками/папками, а также скорректировать список интересующих форматов. Подобное длительное индексирование происходит однократно и только тогда, когда компьютер не используется более 30 секунд. В дальнейшем созданный индекс постоянно обновляется по мере появления новой информации. Для проведения поиска достаточно выбрать из системного трея команду "Поиск на Desktop" и ввести запрос в поисковом поле окна браузера, причем ждать окончания формирования индекса вовсе не обязательно. Нажав на ссылку "Расширенный поиск" рядом с окном поиска на главной странице Google Desktop, можно открыть форму расширенного поиска - здесь несложно определить интересующие типы данных, а также указать список содержащихся и отсутствующих в документе слов и нужный временной отрезок. Допускается также использование операторов поиска, что позволяет, например искать документы строго определенного формата (требуется конструкция вида filetype:ppt), по точной словоформе ("продажи в третьем квартале"), в определенной папке (отчет under:"C:work") и др. Результаты поиска отображаются в виде списка документов с указанием для каждого из документов его типа, папки местонахождения и небольшого фрагмента текста с выделенными условиями поиска. Количество отображаемых документов регулируемо (команда "Настройки" из системного трея, вкладка "Просмотр"). Результаты можно отсортировать по дате либо релевантности, а также отфильтровывать по типу содержания (например, чтобы найти только файлы), выбрав соответствующую ссылку в верхней части страницы. Любой найденный документ несложно просмотреть в режиме предварительного просмотра или открыть во внешнем приложении, можно также открыть папку с данным документом, отправить его на печать и др.

"Персональный поиск" 2.6.0 сборка 1036

Разработчик: Яндекс
Размер дистрибутива: 4,54 Мб
Распространение: бесплатная "Персональный поиск" - компактная и простая утилита, осуществляющая поиск по файлам и письмам с учетом морфологии русского языка. Может работать практически со всеми типами документов (DOC, XLS, PPT, PDF, RTF, HTML, CHM и др.), архивными файлами в форматах DjVu, ZIP, RAR и TAR, аудиофайлами (MP3 и OGG) и почтовыми базами Outlook, Outlook Express, Thunderbird и TheBat! (индексация вложений поддерживается лишь в Outlook, Thunderbird и TheBat!). В случае работы с IMAP-сервером индексируются только сообщения, которые были загружены на компьютер. Может производиться поиск в кешах браузеров Internet Explorer, Firefox и Opera. Программу (имеется русскоязычная локализация) можно скачать и использовать совершенно бесплатно. Графического интерфейса утилита не имеет, поэтому все операции в ней проводятся через системный трей. Процесс создания индекса запускается сразу после инсталляции, а зону сканирования и список интересующих индексов несложно тут же скорректировать. Пока идет процесс индексирования, значок утилиты в системном трее будет мерцать (точнее, будет менять свой цвет с красного на серо-красный), по окончании создания индекса данный значок станет просто красным. Никакой информации о времени создания индекса, количестве обработанных файлов и пр. не отображается. Процесс индексирования довольно длителен, а сам индекс может быть только один. В дальнейшем программа обновляет данный индекс по требованию ("Индексация" > "Принудительная") либо автоматически в моменты простоя компьютера (в режиме интеллектуальной индексации, активируемом командой "Индексация" > "Интеллектуальная" из контекстного меню) - то есть, по сути, непрерывно. Для поиска информации требуется дважды щелкнуть по значку утилиты в системном трее или нажать комбинацию клавиш Win+Я и ввести в поисковой строке окна браузера нужный запрос, причем завершения процесса индексирования для начала поиска ждать необязательно. При необходимости, можно производить поиск не во всем индексе, а ограничить зону поиска конкретной папкой, запустив процесс из окна проводника (команда "Найти" из контекстного меню). Разрешается также искать по точной словоформе (указав оператор "!" перед запросом) и по формату документа (требуется конструкция вида текст << mime="pdf"). Результаты поиска автоматически группируются по табам в зависимости от типа - к примеру, файлы с расширениями DOC, DOCX, XLS, PPT и т.п. попадают в таб "Документы", MP3 и OGG - в таб "Музыка" и т.д. Эти результаты несложно отфильтровать по расширению и/или отсортировать по релевантности либо по дате, для чего под табами предусмотрен соответствующий блок инструментов. Разрешается регулировать и количество элементов в списке. Встроенного модуля просмотра документов не предусмотрено - файлы открываются в соответствующих форматам приложениях.

DVYGUN Smart Search 2.5.4.3

Разработчик: DVYGUN Co. (сайт компании (ru.dvygun.com) больше не функционирует, но скачать утилиту можно в интернет-каталогах ПО, например, на Softpedia.com)
Размер дистрибутива: 1,50 Мб
Распространение: бесплатная DVYGUN Smart Search - простая утилита, предназначенная для мгновенного фразового поиска на русском и английском языках на жестких и сетевых дисках. Программа умеет осуществлять поиск по текстовым документам, файлам в форматах PDF, Word, Excel, HTML, сообщениям электронной почты в Outlook/Outlook Express, The Bat! и Mozilla Thunderbird, контактам адресной книги Windows, посещенным web-страницам и избранным интернет-адресам. Возможен поиск в файловых архивах (ZIP, TAR, GZIP, CAB и др.), а также поиск картинок, музыки и видеофайлов. Программу (в сети имеются версии утилиты с русскоязычной локализацией) можно скачать и использовать совершенно бесплатно. Интерфейс DVYGUN Smart Search минималистичен - строка поиска, набор кнопок для определения типов документов и два окна: окно со списком найденных документов и окно предварительного просмотра. Создание индекса начинается сразу после инсталляции, при этом по умолчанию сканируются все жесткие диски без исключения и все поддерживаемые форматы данных. Однако зону сканирования и перечень интересующих форматов несложно тут же скорректировать. Индексация производится в фоновом режиме только во время пассивного состояния компьютера и занимает довольно продолжительное время, а состояние процесса индексации отображается в статусной строке. Обновление созданного индекса осуществляется автоматически каждые сутки, а полное его перестраивание - один раз в неделю (эти параметры можно изменить в настройках - кнопка "Параметры программы"), предусмотрено также обновление/перестраивание индекса по требованию. Для проведения поиска следует ввести в поисковой строке нужный запрос, причем это можно сделать еще до окончания построения индекса. При формировании запросов допустимо использование логических операторов "И", "ИЛИ" и "НЕ". Предусмотрена возможность расширенного поиска, позволяющего задавать сложные запросы с учетом даты, формата, размера документа, папки местонахождения и пр. Список доступных в таком поиске атрибутов зависит от формата данных. Результаты поиска отображаются в виде списка файлов с указанием их типа, даты, папки местонахождения и др.; слова из поискового запроса выделяются в результатах поиска разными цветами. По умолчанию результаты поиска сортируются по релевантности, однако принцип сортировки несложно изменить. Любой найденный документ может быть просмотрен во встроенном просмотрщике либо открыт во внешнем приложении.

Заключение

Поиск документов в практически бесконечных недрах жестких дисков - занятие, на которое любой пользователь затрачивает достаточно много времени и нервов. А это время можно провести с куда большей пользой, если взять на вооружение одну из рассмотренных в статье стратегий (то есть организовать быстрый доступ к последним документам либо воспользоваться быстрым фразовым поиском документов) и подходящую для ее реализации программу. Любая из рассмотренных программ на порядок упростит этот рутинный процесс и обеспечит практически мгновенный доступ к интересующим документам, причем с минимальными усилиями со стороны пользователя.