Офис в облаках: три популярных онлайн-сервиса для управления проектами

Широкое распространение Интернета в современном мире привело к тому, что на облачные технологии возлагается все большая часть задач, а основной программой на компьютере стал браузер. Это касается как домашних, так и корпоративных пользователей. Документооборот, коммуникации, бухгалтерия — все эти процессы в офисах и на предприятиях проистекают с участием веб-сервисов. Безусловно, сложные коробочные CRM-системы по-прежнему используются во многих компаниях, но все больший спрос возникает на так называемые SaaS-приложения для совместной работы. SaaS расшифровывается как «программное обеспечение по требованию» (Software as a service) и обозначает онлайн-сервисы, с которыми нет никаких хлопот по установке, настройке и обновлению. Кроме того, они обеспечивают повсеместный доступ к работе с любого компьютера. Уверены, что среди читателей 3DNews присутствуют руководители проектов либо их доверенные сотрудники, которые устали от беспорядка в своей организации или просто хотели бы перенести рабочий процесс на качественно новый уровень. В данном обзоре мы рассмотрим три наиболее популярных в России сервиса для организации совместной работы в онлайне — «Битрикс 24», «Мегаплан» и TeamLab.

«Битрикс 24»

Сервис «Битрикс 24» был выпущен в свет относительно недавно — в апреле 2012 года, но благодаря репутации и усилиям «родительской» компании уже набрал широкую популярность. Построенное на движке «1C-Битрикс: Управление сайтом» облако сейчас входит в число приоритетных направлений деятельности «1С-Битрикс». В основе сервиса лежит концепция социального интранета — информационной среды внутри отдельного предприятия, при этом число сотрудников не имеет значения — их может быть всего пара или несколько сотен. Начать пользоваться сервисом просто: достаточно ввести e-mail администратора и указать домен третьего уровня (по типу mycompany.bitrix24.ru). Потом его можно будет сменить на свой собственный, однако для этого нужно перейти на платный тарифный план.

Работа с сервисом похожа на использование социальной сети. Из этого вытекает два последствия: во-первых, освоиться здесь будет легко любому сотруднику, у которого есть аккаунт «Вконтакте» или «Одноклассников», а во-вторых — «Битрикс 24» может стать полезной заменой этим сервисам. Ведь, как известно, офисные работники любят проводить время в соцсетях — так пусть лучше смотрят фото и ставят лайки в пределах корпоративного интранета. Схожесть с соцсетями сервису с первого взгляда придает «живая лента», которую пользователи, войдя под своим аккаунтом, видят на главной странице. Она состоит из последних обновлений сотрудников: кто добавил задачу, загрузил документ, создал рабочий отчет и тому подобного. Также в ленте можно оставлять сообщения, адресованные другим сотрудникам, с прикрепленными к ним файлами, ссылками, изображениями и видеороликами. Таким образом, лента позволяет быть в курсе текущих событий в компании, при этом ее можно фильтровать по авторам, группам, датам и прочим параметрам, чтобы не читать все подряд. А записи в ней можно комментировать и отмечать лайками.

Помимо «живой ленты», сервис предоставляет серьезную функциональность для организации рабочего процесса и коммуникаций между сотрудниками. В левом меню отображается список доступных разделов сервиса: это «Мои инструменты», «Группы», «CRM», «Компания» и «Настройки». Остановимся на них подробнее. «Мои инструменты» — это информация, генерируемая сотрудниками: задачи, события в календаре, загружаемые файлы, фотографии и сообщения в ленте. Все это доступно для просмотра как вам, так и другим пользователям портала — каждый сотрудник имеет персональную страницу, на которой отображаются сведения из профиля и перечисленные разделы.

Задачи — важнейшая составляющая планирования. Их можно назначать как себе, так и своим подчиненным, если таковые имеются. Потребуется указать ответственных, выбрать время выполнения, приоритет, можно добавить описание и напоминание, а также подключить наблюдателей и использовать элементы CRM. Если нет времени на заполнение полей, вы можете воспользоваться формой создания быстрой задачи. Кроме того, присутствует возможность сохранить шаблоны повторяющихся задач, чтобы избежать рутины. Что касается просмотра добавленных задач в списке, то здесь можно задействовать фильтр, который одновременно используется как поиск в архиве — ведь завершенные задачи никуда не исчезают. У фильтра довольно много режимов — «Я ответственный», «Я исполнитель» и так далее вплоть до периода, пока задача находилась в работе. И наконец, есть несколько режимов отображения задач: «С подзадачами», «Плоский», «Диаграмма Ганта», «Отчеты». Диаграмма Ганта будет полезной пользователям, искушенным в планировании деятельности, а вот отчеты по работе приходится составлять практически всем, и присутствующий здесь конструктор будет весьма кстати.

Календарь в «Битрикс 24» имеет три режима отображения — месяц, неделя, день — и показывает как добавленные вами задачи, имеющие привязку ко времени, так и отдельно созданные события. Их можно добавлять с помощью планировщика или самостоятельно, они включают в себя описание, приглашенных участников и другие настройки. Важно упомянуть, что вы можете подключать и отключать события из активных календарей: по умолчанию это личный календарь и ваши задачи, но можно создавать новые или добавлять календари других пользователей, а также внешние календари в формате CalDav (его использует Google Calendar) и MS Outlook.

Работа с файлами в целом не представляет собой ничего особенного — процедура загрузки и управления достаточно типична. Но есть одна любопытная деталь: доступ к файлам обеспечивается по протоколу WebDAV, что позволяет подключить папку в операционной системе в виде отдельного сетевого диска (например, под буквой Z) и работать с ней через «Проводник», как с Dropbox. В разделе помощи приводятся подробные инструкции для Windows и Mac OS X. Фотогалереи тоже ничем не отличаются от таковых в социальных сетях; эта часть возможностей относится скорее к развлекательным — предполагается, что сотрудники будут выкладывать фото из отпусков, с корпоративных праздников или других мероприятий.

Для разделения по интересам на сервисе также существуют группы, в которые могут вступать пользователи, — например, «отдых», «тренинги продаж» или «технологии». В группах представлены те же возможности, что и в меню «Мои инструменты», — «живая лента», календарь, фотографии и другие, но, кроме того, есть раздел Wiki, с помощью которого можно сформировать базу знаний по тому или другому вопросу. Важную роль играет раздел CRM. Он позволяет вести учет контактов, компаний, сделок, лидов и товаров, отслеживать события, воронку продаж и конструировать отчеты. В настройках можно выполнить интеграцию с почтой и интернет-магазинами. А в разделе «Компания» приглашаются на портал новые сотрудники — для этого достаточно отправить им письмо на электронную почту. Каждому сотруднику можно присвоить должность и выбрать подразделение, к которому он будет относиться. Подразделения добавляются на странице «Структура компании», где отображается древовидная схема организации — что и к чему относится. Каждое подразделение имеет своего руководителя и — если это необходимо — дочерние подразделения.

«Битрикс 24» позволяет тонко настроить политику прав доступа на сайте. Здесь есть несколько уровней прав, которые определяют возможный перечень действий пользователей. Кроме того, отдельные права доступа настраиваются для каждого загруженного файла или созданной папки — например, рядовым сотрудникам незачем видеть бухгалтерские документы компании. Это же касается и групп: есть открытые группы, но есть и закрытые, вступление в которые должен одобрить администратор.

Помимо всего перечисленного, сервис служит для контроля за рабочим временем сотрудников. Придя в офис, пользователь должен произвести на часах запуск рабочего дня, в отведенное время поставить учет на паузу, а в конце завершить рабочий день и отправить руководителю отчет, в котором перечислить все сделанное за день. Кроме того, на сайте ведется график отсутствий, где отмечаются все пропуски сотрудников, связанные с теми или иными причинами (отпуск, больничный и так далее). Еще одна фишка сервиса — это встроенный мессенджер. Он позволяет переписываться со всеми сотрудниками компании и вполне заменяет ICQ, тем более что для «Битрикс 24» существует приложение под Windows и Mac, которое позволяет оставаться на связи даже после того, как вы закрыли браузер. Есть приложения и для мобильных устройств: пока готова версия только для iPhone и iPad, но в скором времени выйдет и для Android. Таким образом, руководитель может отправить сообщения своим подчиненным, где бы они ни находились.

Теперь поговорим о стоимости сервиса. Есть три тарифных плана — «Проект», «Команда» и «Компания». Первый предоставляется бесплатно, но действует ограничение: до 12 сотрудников, 5 Гбайт места на сервере, к тому же в нем урезана часть функций. Остальные тарифные планы стоят соответственно 4 990 и 9 990 руб. в месяц, а различаются они доступным местом (50 и 100 Гбайт) и функциональностью: учет рабочего времени, рабочие отчеты, планерки и использование собственного домена доступно только на самом дорогом тарифе. Цена не такая уж низкая, однако преимущества от использования сервиса в компании могут легко ее перевесить.

«Мегаплан»

«Мегаплан» появился на рынке SaaS-сервисов значительно раньше, чем «Битрикс 24», — в 2008 году, при этом разработка началась еще за два года до этого для внутреннего использования в интернет-магазине «Ютинет». С тех пор сервис значительно вырос и набрал более 2 500 клиентов, среди которых есть достаточно серьезные организации — такие как Akado, RuTube, Avon, «Первый канал» и другие. А в марте 2012 года пакет из 51% акций «Мегаплана» был куплен компанией «1С», которая теперь владеет обоими сервисами.

У продукта есть несколько тарифных планов: «Совместная работа», «CRM: Клиенты и продажи» и «Бизнес-менеджер», которые стоят 152, 305 и 406 рублей в месяц за одну лицензию и различаются набором доступных функций. Присутствует возможность бесплатно попробовать любой из тарифных планов в течение 30 дней с ограничениями по количеству задач, сделок и так далее. Кстати, специально для частных пользователей компания выпустила отдельный бесплатный сервис «Миниплан».

Зарегистрировавшись, в «Мегаплан» можно войти по выбранному домену (типа mycompany.megaplan.ru). С точки зрения интерфейса сервис сильно отличается от «Битрикс 24». «Мегаплан» не похож на социальную сеть, он скорее является органайзером: в нем нет «живой ленты», мессенджера или загрузки фотографий, зато есть модули «Сообщения», «Сотрудники», «Задачи» и другие — в зависимости от тарифного плана. Дизайн создавался в студии Артемия Лебедева, и ему свойственна простота и стиль (а также сходство с другими работами студии, например с «Яндекс.Почтой»). Каждый раздел обозначен собственной иконкой на панели управления, а при наведении на них курсора меняется цвет полоски, отделяющей эту панель от содержания раздела.

Из категории красивостей также радует взгляд режим десктопа, открывающийся при щелчке на иконку «Мегаплана». Здесь присутствует «тасквоч» — белая доска с часами в центре, на циферблате которых выделены сегодняшние дела. На самой доске можно рисовать маркерами и размещать стикеры с заметками. Рядом отображаются новости, лента активности и список дел.

Рассмотрим функциональность модулей, которых в «Мегаплане» присутствует более десятка. Стартовым является раздел «Задачи», с него начинается работа. Задачи могут отображаться списком, иерархией или в виде диаграммы Ганта и имеют множество свойств: название, суть, постановщик, ответственный, дедлайн, степень завершенности. При добавлении задачи также можно указать список дел, прикрепить файлы, добавить теги, назначить повторение, участников (это могут быть соисполнители, аудиторы и заказчик), составить план работ, ввести бонусы или штрафы. Кроме того, есть отдельный тип задач — проекты, где обозначаются менеджер, команда и присутствует точка старта. Задачи можно фильтровать, как письма: «Входящие», «Исходящие», «Горящие», «Завершенные», «На паузе» и так далее. Добавляются и собственные фильтры на основе комбинации различных условий.

Другой модуль, предназначенный для планирования времени, — это «Дела», куда обычно включаются мелкие текущие события: сходить туда-то, позвонить тому-то и тому подобные. В разделе есть три страницы: список, ежедневник и еженедельник, где вы можете просматривать дела в удобном формате. Понятно, что в календарь попадают только те из них, которые имеют привязку ко времени, а если добавляется «быстрое» дело, оно входит только в чек-лист, которых, кстати, может быть несколько. Добавлять дела можно выделением промежутка времени на календаре или с помощью умной строки ввода. «Мегаплан» понимает русский язык и умеет распознавать фразы вроде «27 декабря в 17:30 самолет» или «сегодня вынести мусор». При редактировании дела можно выбрать его тип: «дело», «звонок», «встреча», «совещание», «праздник», «спорт». Они различаются набором доступных полей: везде есть описание, время, повторения и напоминания, но не везде присутствуют участники и место. Дела в календаре можно разделять по этим категориям и по участникам. Еще одна фишка сервиса — он поддерживает двухстороннюю интеграцию с Google Calendar.

Поскольку «Мегаплан» предназначен для командной работы, одним из основных модулей также является «Сотрудники». Здесь можно добавлять людей как в массовом, так и в одиночном порядке, указывая почту, ФИО, должность, а при необходимости — логин с паролем и полные анкетные данные, которые включают Skype, ИНН, дату приема на работу и многое другое. Каждый сотрудник имеет отдельную страничку, а все вместе они отображаются в общем списке, который можно фильтровать по отделам и статусу — в офисе, внештатники и так далее. Кроме этого, в модуле есть разделы «Зарплата», «Бонусы», «Структура», «Отношения», «Отпуска», «Отчеты», где можно просматривать или планировать различные организационные моменты в устройстве компании. Стоит добавить, что «Мегаплан» позволяет тонко настроить политику прав доступа, согласно которой каждая группа сотрудников сможет выполнять действия на сервисе в строго обозначенных рамках.

Что касается коммуникаций между сотрудниками, то они осуществляются с использованием модуля «Сообщения», который работает как внутренняя электронная почта компании. У сообщений есть получатели, тема, содержание и вложенные файлы, они делятся на входящие, отправленные и удаленные. Большой оперативности в этом нет, и заменить ICQ, как «Битрикс 24» со своим мессенджером, «Мегаплан» не сможет. Впрочем, сообщения — это не весь арсенал продукта: еще здесь есть раздел «Обсуждения», предназначенный для группового обсуждения новостей, корпоративных вечеринок, планов по работе и тому подобного. Он построен по принципу форума, где есть темы и реплики участников. Обмен файлами между пользователями происходит в модуле «Документы», где можно загружать на сервис тексты, презентации, PDF, таблицы, изображения и все остальное. Перечисленные типы файлов можно просматривать в онлайне, при этом страницы/слайды переворачиваются с помощью стрелок. Редактирование средствами сервиса не осуществляется — для этого нужно скачивать файл на компьютер.

CRM-составляющая «Мегаплана» включена в старшую линейку тарифов и является вполне продвинутой. Здесь присутствуют модули «Финансы», «Клиенты», «Сделки», «Счета», «Отчеты», которые позволяют вести учет клиентской базы, оформлять сделки, выставлять счета, контролировать движение денежных средств, формировать рабочие и финансовые отчеты — их, в свою очередь, потом можно экспортировать в «1С-Бухгалтерию» (кстати, с последним продуктом планируется более глубокая интеграция). Все это требует от пользователей сервиса базовых знаний бухгалтерии.

Напоследок стоит сказать, что у «Мегаплана» присутствуют приложения для iOS и Android, которые позволят с удобством пользоваться сервисом в мобильном режиме.

TeamLab

Платформа TeamLab была разработана латвийской компанией Ascensio System SIA в 2009 году, а сегодня доступна уже на восьми языках, включая русский. В отличие от рассмотренных ранее сервисов, TeamLab — это открытое программное обеспечение. Исходный код продукта доступен на SourceForge и распространяется по условиям лицензии GNU GPL v3, хотя туда и не были включены некоторые последние функции. «Облачная» версия TeamLab доступна бесплатно с ограничением в 1 Гбайт дискового пространства, а за $49 в месяц можно пользоваться дополнительными сервисами — 50 Гбайт места и улучшенным загрузчиком файлов.

Как и в других сервисах, после регистрации вы можете войти по адресу своего домена вроде mycompany.TeamLab.com, а потом сменить его на свой собственный домен, причем для этого необязательно платить. Первое, что видит пользователь при входе в TeamLab, — окно с иконками разделов сайта: «Проекты», «CRM», «Документы», «Сообщество». Разработчики не стали смешивать все в одном интерфейсе, а отделили одно от другого. В данном случае такое решение оправданно: функциональность каждого из разделов получилась достаточно широкой, и это не пошло в ущерб удобству. В то же время чат, календарь и персональные настройки доступны на верхней панели из любого раздела.

Рассмотрим, как устроены доступные разделы, и начнем с проектов. Первое действие — добавление нового проекта, у которого вводится название, описание, назначаются менеджер и команда. У проектов есть вехи и задачи, которые относятся к этим вехам (задачи, в свою очередь, могут включать в себя подзадачи). Настроек не очень много — ответственный и крайний срок. Элементы в списке можно сортировать и фильтровать по различным параметрам. На других вкладках участники проекта могут создавать темы с обсуждением тех или иных вопросов, работать с документами, вести учет времени с помощью таймера. Находящийся в стороне раздел «Команда» позволяет менеджеру проектов управлять правами доступа других пользователей.

Раздел «Документы» является особенной фишкой TeamLab. Здесь можно не только загружать файлы с компьютера, но и редактировать их или создавать новые средствами собственного редактора документов. Поддерживается работа с текстовыми документами, таблицами, презентациями и рисунками, и стоит заметить, что редактор в TeamLab весьма мощный — он может достойно соперничать с Google Docs и Microsoft Office Web Apps. Если учесть возможность совместной работы с членами команды и то, насколько тесно он интегрирован с другими модулями сервиса, его вполне можно взять на вооружение в компании. Еще одна фишка раздела «Документы» — поддержка других «облачных» хранилищ, таких как Dropbox, Google Drive, Box.com и Zoho. Вы можете импортировать документы из этих сервисов (за исключением Dropbox) или настроить постоянный доступ к ним (за исключением Zoho).

Коммуникации между сотрудниками проходят в разделе «Сообщество». Добавить новых пользователей можно вручную или импортом из адресной книги Google, Yahoo!, Windows Live и файла в формате CSV. Каждый пользователь имеет свою карточку с фотографией и анкетными данными. Сотрудники делятся по группам, у каждой из которых есть руководитель. Переписываться друг с другом можно в чате, где есть приватные сообщения и общие комнаты. Функциональность раздела также включает полный набор социальных сервисов: «Блоги», «Форумы», «Фото», «Закладки», Wiki, где можно воспользоваться многими возможностями современных коммуникаций в рамках корпоративного интранета.

По сравнению с другими модулями CRM обладает чуть более широкими настройками. Тут можно добавить компании и персоны, включив в информацию о контактах достаточный объем данных, или импортировать их из файла CSV, указав при этом параметры обработки. Задачи добавляются как и в разделе «Проекты», но у них еще может быть обозначена категория — звонок, обед, встреча и так далее. Отдельная вкладка называется «Возможные сделки». Там можно создавать сделки, указывая бюджет, стадию и вероятность успеха. Также в CRM добавляются мероприятия, к которым привязываются события, задачи, участники и документы. Что касается событий, то с ними можно работать в календаре. Он не относится к определенным разделам, но туда может включаться сводная информация из других модулей — дни рождения контактов, вехи проектов и прочие. Календарь вполне типовой, он может отображать день, неделю, месяц или произвольный период и иметь вид списка. Поддерживается создание календарей из ленты iCal.

Как видите, функциональность бесплатного сервиса TeamLab не настолько широкая, как в других рассмотренных коммерческих проектах. Что касается поддержки мобильных устройств, то разработчики не стали выпускать специальные приложения для iOS и Android, а создали отдельную веб-версию сервиса, адаптированную под экраны смартфонов. С ней удобно работать в любом мобильном браузере.

⇡#Заключение

Мы рассмотрели три наиболее популярных в России «облачных» сервиса для совместной работы в команде — «Битрикс 24», «Мегаплан» и TeamLab. Все они довольно быстро осваиваются пользователями, легко интегрируются в компанию и помогают значительно упростить многие коммуникационные и управленческие процессы в повседневной деятельности. Говорить о том, какой продукт лучше или хуже других, однозначно нельзя — они все имеют совершенно разный подход и стоимость. «Битрикс 24» является наиболее современным сервисом с развитой системой взаимодействия между сотрудниками. В малой команде его можно использовать бесплатно, а вот при большом количестве пользователей придется выкладывать 4 990/9 990 рублей в месяц. «Мегаплан» скорее похож на классический органайзер, перенесенный в «облако», и, хотя здесь нет бесплатного тарифа, расценки являются наиболее доступными — до 406 рублей в месяц за лицензию. TeamLab имеет преимущество в виде встроенного редактора документов, но в остальном по функциональности сильно отстает от конкурентов — это объясняется его бесплатностью.

И напоследок стоит добавить, что если у вас есть желание использовать один из рассмотренных сервисов, но нет доверия к хранению информации в глобальном «облаке», то за вами остается возможность развернуть коробочную версию у себя на сервере.